כל פריט שאתה פותח ומניח בצד כדי לטפל בו אחר כך נעשה אצלך פעמיים. העבודה עצמה נעשית פעם אחת, אבל הקריאה, ההכרעה וההיזכרות חוזרות. לפי המקור, אם תפסיק לעשות את העבודה פעמיים, תוכל לחתוך אותה בחצי.

איך עבודה נעשית פעמיים

המקור מתאר את זה בדיוק. אתה מרים פתק או חתיכת עבודה, מסתכל עליה, ומחליט שתטפל בה מאוחר יותר. אחר כך אתה חוזר אליה, קורא אותה מההתחלה, ורק אז מטפל בה. ולפי המקור, ככה בדיוק התעבורה שלך מוכפלת.

אין בתיאור הזה מוסר, ואין בו האשמה. יש בו חשבון. מהרגע שהנחת את הפריט בצד, כבר קראת אותו פעמיים, החלטת עליו פעמיים, ונזכרת בו פעמיים. את העבודה עצמה עשית פעם אחת, וכל מה שסביבה הוכפל.

נניח בעל עסק שקורא הודעה בבוקר, מחליט לענות אחר כך, ועונה בערב. עד שענה, הוא קרא אותה שלוש פעמים. או מתקינה שפותחת הצעת מחיר, סוגרת אותה ופותחת שוב למחרת. ההצעה עצמה לוקחת חמש דקות, והפתיחות לוקחות עשרים. אחרי שהיא מחליטה שהצעה שנפתחה גם נסגרת, אותן הצעות לוקחות לה שליש מהזמן.

הקטגוריה של אחר כך

המקור מנסח את הכלל שלו כהצהרה אישית. אחת הסיבות שהוא מסוגל לטפל בכל כך הרבה תעבורה, הוא כותב, היא שהוא לא עושה אותה פעמיים. אם הוא מוצא את עצמו מטפל בפיסת תעבורה, הוא מטפל בה, ולא מכניס אותה להמתנה או ל״קטגוריה של אחר כך״.

הביטוי הזה כדאי לזכור. רוב האנשים חושבים שהם מנהלים רשימת משימות. בפועל יש להם מלאי של החלטות דחויות, וכל פריט בו גובה ממך תשלום קטן בכל פעם שהעין שלך עוברת לידו.

והמקור מוסיף את המקרה שכולם מכירים. כשהוא מחטט בסל שלו רק כדי לראות מה יש שם, הוא עושה את מה שהוא מוצא. הוא לא מסדר, לא מסמן ולא עובר עליו. הוא עושה.

נניח בעל עסק שעובר על התיבה שלו שלוש פעמים ביום, רק כדי לראות מה יש. שלוש סריקות, ואף טיפול. או יועצת עם ארבעים פריטים דחויים, שקוראת את הרשימה כל בוקר ומוציאה על זה שבע דקות ביום. ביום שבו היא סוגרת עשרים מהם, הרשימה מתקצרת בחצי, והבוקר שלה לוקח שתי דקות.

להעביר הלאה כדי לא להחליט

המקור מטפל גם בפתרון שנראה קל יותר: למסור את הדבר למישהו אחר. לפי המקור, כל דבר שמועבר הלאה יחזור אליך, ותצטרך לקרוא אותו שוב, לעכל אותו שוב ולטפל בו שוב. ובמילים שלו: ״כל דבר שאתה לא מטפל בו חוזר ונושך.״

חשוב להבדיל כאן בין שני סוגים של העברה. אם הדבר באמת שייך למישהו אחר, הוא הולך אליו, וזה נכון. מה שהמקור מתאר הוא העברה שנועדה לחסוך ממך החלטה. הדבר שלך, ואתה שולח אותו למישהו אחר כדי שלא תצטרך להכריע בו היום.

נניח בעל עסק ששואל את העובד מה דעתו על החלטה שהייתה שלו מלכתחילה. שבוע אחר כך ההחלטה חוזרת אליו, בדיוק כמו שהייתה. או בעלת עסק ששולחת שאלה לרואה החשבון כדי לדחות את התשובה ללקוח, והלקוח מחכה ארבעה ימים לתשובה שהיא כבר ידעה.

טיעון על עצלות

כאן המקור מפתיע, ולמהלך הזה אין מקבילה בכל שאר החומר. הנימוק שלו לטפל בדברים מיד הוא הנוחות שלך, ולא החריצות.

לפי המקור, אם אתה באמת אוהב נוחות, ואם מה שאתה רוצה הוא לנוח הרבה עם הרגליים על השולחן, הדרך לשם היא לטפל בכל דבר כשהוא מגיע, ולא להעביר לאחרים את מה שאתה יכול לעשות מהר בעצמך. שאנשים יראו בך דוגמה של יעילות זה צדדי. הסיבה, הוא כותב, היא שתוכל להיות עצלן.

ואת הדרך ההפוכה הוא מתאר בלי רחמים. לדחות את הפעולה כשהדבר מגיע ולהעביר הכול הלאה מוביל לעבודה ארוכה ושוחקת, לשרירים עייפים, למוחות קרועים ולסלים שנערמים גבוה.

זו התשובה לשאלה למה זה כל כך קשה. ברגע שהדחייה קורית, היא מרגישה כמו מנוחה. המקור טוען שהיא ההפך הגמור: היא השקעה בעבודה של מחר. והוא סוגר את הטיעון בהזמנה להתבטל איתו: לעשות דבר כשאתה רואה אותו, ולעשות אותו בעצמך.

נניח בעל עסק שדוחה שיחה לא נעימה שלושה שבועות. השיחה עצמה לוקחת שבע דקות, ושלושת השבועות עולים לו הרבה יותר. או בעלת עסק שדוחה את סגירת החשבוניות לסוף החודש ומשלמת על זה ביום שלם, במקום עשר דקות ביום. כשהיא מתחילה לסגור כל חשבונית ביום שבו העבודה נמסרה, סוף החודש שלה מתקצר לחצי שעה.

מה יש על זה בחוברת

הפרק בחוברת שעליו המאמר הזה נשען כולל שני תרגילים: מלאי הדחיות, ויום אחד. אחריהם יש בדיקה עצמית, והחוברת ממשיכה משם למחזור פעולה, ולמה שהופך דבר לגמור.

אם יש לך רשימה של דברים שמחכים לאחר כך, כדאי לזכור שאתה משלם עליה כל יום, גם ביום שבו אתה לא נוגע באף אחד מהם.