כמעט כל בעל עסק שמתחיל לכתוב כובעים, כלומר את כל מה שמישהו אחר צריך כדי למלא תפקיד בלעדיו, כותב אותם לצוות. התפקיד שכמעט תמיד נשאר בלי כובע הוא שלו עצמו, ובחוברת זה הפרק שמכוון אליך, ולא לעובדים.

שתי הנקודות שכל תקלה חוזרת אליהן

זו אולי הטענה החדה ביותר בכל החומר. לפי המקור, בכיר שלא דואג שלכפופים לו יהיו כובעים מלאים, ולא דואג שייבדקו עליהם, הוא נטל לארגון. ושתי הנקודות האלה הן מה שכל התקלות בארגון מתחקות אליהן.

אלה רק שתיים, בלי רשימה ארוכה של סיבות.

בעסק קטן התרגום ישיר. אם משהו לא עובד אצלך, שתי השאלות הראשונות הן אם כתבת כובע, ואם בדקת שהוא נקלט. רוב מה שנראה כמו בעיה של אנשים יושב באחת מהשתיים.

נניח בעל עסק שכתב את שתי השאלות על פתק, שמונח מול השולחן שלו. תוך חודש הוא הפסיק לפתוח שיחות עם עובדים בשאלה מה קורה איתם, והתחיל לפתוח בשאלה מה חסר להם בכתב.

ההפך הוא מנהל שהאמין שהוא צריך לגייס אנשים טובים יותר. הוא גייס שלושה, אף אחד מהם לא קיבל כובע, והתוצאה חזרה על עצמה שלוש פעמים.

הכובע של מי שמנהל

המקור נותן כמה סימנים שמזהים מי שבאמת מנהל, ולא רק נושא את התואר. אחד מהם מפיל כמעט את כולם: כובע משלך, שאתה גם יודע מה כתוב בו.

בעלי עסקים כותבים כובעים לצוות ולא לעצמם, ואז מתפלאים שהצוות לא לוקח את זה ברצינות.

והבדיקה מתחילה מלמעלה. בעסק קטן הבכיר הוא אתה, ובכיר חייב להכיר את החובות של כל מי שתחתיו, גם בלי לבצע אותן בעצמו. בכיר שלא יודע את הכובע של עצמו נותן הוראות שסותרות את מה שכתוב, ובפועל מבטל את הכובעים של האחרים.

נניח בעל משרד עורכי דין קטן שכתב לעצמו כובע מפורש, עם המוצר שלו כבעלים ועם מה שהוא אחראי עליו, לפני שדרש את זה מהצוות. הצוות הפסיק לשאול אותו על כל החלטה קטנה, כי פתאום היה להם עם מה להשוות.

ההפך היא בעלת סוכנות לשיווק דיגיטלי, שיודעת בעל פה מה כל עובד אמור לעשות ומעולם לא כתבה את זה. אז כשטסה לשבועיים, הצוות השתתק. הכובע היחיד שהיה קיים בפועל היה מה שהיא אומרת.

החוברת אומרת את זה במשפט אחד: ״אי אפשר לכבע אף אחד מתפקיד שאתה עצמך לא כתבת.״

הכובעים החבויים שלך

כל בעל עסק שכבר כמה שנים בתחום יזהה את זה מיד. עם הזמן נדבקים אליך תפקידים שמעולם לא החלטת לקחת. אתה מזמין את הטונר, אתה מדבר עם חברת הניקיון, ואתה היחיד שיודע את הסיסמה למערכת ההיא.

בחוברת אלה נקראים כובעים חבויים: תפקידים שיושבים על הראש שלך בלי שנרשמו בשום מקום, ולכן גם אי אפשר להעביר אותם.

נניח בעל עסק שגילה אצלו אחד עשר תפקידים חבויים. שבעה מהם עברו לאחרים תוך חודש, כי ברגע שהם היו כתובים היה ברור למי הם שייכים.

או בעלת קליניקה שגילתה שאף אחד חוץ ממנה לא יודע לאפס את מכשיר האולטרסאונד. חמש דקות של הדרכה, ועוד כובע חבוי ירד ממנה.

למה הכובע שלך הוא האחרון ברשימה

החוברת נגמרת בסדר פעולות קצר, וכתיבת הכובע שלך היא הצעד האחרון בו. זה לא מקרי, כי קל יותר לכתוב את הכובעים של אחרים, ומי שמתחיל מעצמו לרוב לא מתחיל בכלל.

יש לזה גם הסבר מפרק קודם בחוברת. בעל עסק שמחזיק גם את הייצור וגם את הארגון יבחר תמיד בייצור, כי הוא דחוף, והארגון לא ייעשה. כתיבת הכובע שלך היא עבודה של ארגון, ולכן היא הראשונה שנדחית.

אבל לפי החוברת אסור לדלג עליו, כי הוא זה שגורם לכל השאר להחזיק לאורך זמן.

ויש בפרק עוד עיקרון, על ההתחלה עצמה. נניח בעל עסק שקרא חוברת כזאת, התלהב, ותכנן שבועיים של סידור מערכות. שבועיים כאלה לא הגיעו, ולכן הוא גם לא התחיל. מי שהיה מתחיל בעשרים דקות, היה מסיים תפקיד שלם.

ההפך הוא בעל מוסך שעבר על כל הסדר בתפקיד אחד בלבד, קבלת רכב. שלושה חודשים אחר כך הוא חזר על אותו סדר בתפקיד השני, ולא ניסה לעשות הכול בבת אחת.

לפרק הזה יש בחוברת תרגול מסכם עם שני תרגילים, יצירה מאפס וניתוח, ושם גם הסימנים המלאים וסדר הפעולות. במדור התרגול שבסוף החוברת יש גם תרגיל בשם הכובע שלך.

אפשר לכתוב כובעים לכל הצוות ולהשאיר את שלך לסוף. רק תדע שבלי הכובע שלך, הכובעים של האחרים לא יחזיקו לאורך זמן.